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Formação em Organização
ESTUDO QUALITATIVO DO TRABALHO ADMINISTRATIVO
ESTUDO DE TAREFAS
Introdução
Formação em Organização
! Estudo Qualitativo do Trabalho
Administrativo
Conteúdos
A análise de actividades e tarefas
" O contributo de análise de tarefas:
" Exploração das informações:
# Determinação de objectivos específicos de melhoria # Melhoria particulares na organização do trabalho # Ferramentas informáticas de apoio à análise O Arquivo
" Lugar do Arquivo na Gestão da Informação
" Critérios de eficácia da Organização do Arquivo
" Meios materiais, tipos e suportes de Arquivo
" A micro informática no Arquivo
" O Manual de Arquivo de Informação
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Níveis de análise na execução de trabalhos administrativos
FUNÇÃO
de primeira linha do organigrama(Direcção, Sub-direcção, Divisão, etc.) ACTIVIDADE
Exemplo (dentro da actividade defacturação: OPERAÇÃO
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No âmbito da análise do trabalho administrativo podem ser distinguidos
conceitos diferentes de acordo com o nível de execução.
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O Estudo de Tarefas
Conceito
" O conceito do Estudo De Tarefas está intimamente relacionado com o suporte que lhe dá
vida, isto é, as Listas De Tarefas.
" Assim, as Listas De Tarefas contêm a relação personalizada das tarefas que realiza um
determinado efectivo no âmbito de um período de trabalho normal (ciclo de trabalho
considerado).
Listas de Tarefas
" Para operacionalizar o estudo de tarefas, encontramos vários suportes que podem ser
considerados como fundamentais para a obtenção e análise de informações relevantes
para esse mesmo estudo. No seio desses suportes, o mais importante, é a Lista de
Tarefas.
LISTA DE TAREFAS
CATEGORIA
ANTIGUIDADE
CICLO DE TRABALHO
(HORAS)
DESCRIÇÃO DAS TAREFAS
FREQUÊNCIA
HORAS P/CICLO
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Tipos de Listas de Tarefas
Lista de Tarefas Fechada
Lista de Tarefas semiaberta
" Este tipo de lista de tarefas é utilizado postos
" Esta lista de Tarefas é um caso particular, em
de trabalho quando se conhecem perfeitamente
que o efectivo alvo do estudo preenche, com
as tarefas que se realizam.
tempos uma série de tarefas previamente
indicadas, deixando a possibilidade a este de
" Para o seu preenchimento é apenas necessário
completar com outras tarefas que realiza e que
indicar os tempos que cada efectivo dedica a
não tenham sido consideradas. Como se pode
cada uma das tarefas, já que a coluna onde se
reparar, este tipo de Listas de Tarefas reúne
encontra a descrição das tarefas, já está
características das Listas de Tarefas Fechadas,
preenchida com as tarefas que, supostamente,
bem como das Listas de Tarefas Abertas, daí a
o efectivo cumpre no âmbito do exercício das
sua designação.
suas funções
" Podemos utilizar este tipo de listas de tarefas
. . . . Lista de Tarefas Aberta
quando o conhecimento que temos
relativamente ao trabalho desenvolvido pelo
" Este tipo de LT não contém qualquer tipo de
tarefas indicado; deixa-se ao critério do efectivo
efectivo não é muito aprofundado, mas
o preenchimento desta lista com a relação das
sabemos algumas das grandes tarefas por ele
tarefas que este julga serem as mais
realizadas.
apropriadas no seio das funções que
desempenha.
" As Listas de Tarefas Abertas são muito
utilizadas quando estamos perante tarefas
mistas de componente administrativa e
comercial ou quando não conhecemos
aprofundadamente as tarefas do efectivo.
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Análise de Resultados
É necessário prestar especial atenção a:
" Listas de Tarefas de postos de trabalho comerciais que aplicam mais de 30% do seu ciclo
na execução de tarefas administrativas
" Listas de Postos de Trabalho com mais do que 10 tarefas diferentes
" Listas de Tarefas indefinidas, sem conteúdo real, desadequado ao nível do Posto de
Trabalho.
No momento de preencher as Listas de Tarefas, há uma certa tendência a ajustar
os tempos das actividades consideradas mais importantes (comercial, controlo,
. . . . etc.) desprezando consciente ou inconscientemente os tempos dedicados a
tarefas como:
" Arquivo
" Atendimento telefónico
" Tratamento de correspondência
. . . . Consideradas de menor importância e mais difíceis de avaliar.
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Vantagens da Utilização das Listas de Tarefas
Económico
Adequação
" As LT permitem uma obtenção de dados com
" Este suporte permite relacionar, tendo em conta
poucos custos, já que quem as preenche são os
as percentagens, a dedicação e as diferentes
próprios efectivos, podendo a sua análise ser
tarefas no tempo, a percentagem de dedicação
realizada de forma automática.
atribuída pelo efectivo a cada tarefa, com a sua
capacidade ou a necessidade de cada tarefa.
Envolvimento
Concentração/Dispersão
" Ao preencher as LT, os efectivos envolvem-se
no estudo do seu trabalho, facilitando um
" Com este suporte podemos obter dados no que . . . .
ambiente psicológico de participação na análise
respeita à concentração ou dispersão das
do trabalho.
tarefas por posto de trabalho.
. . . . Obtenção de Dados de Tempo
Qualificação
" As LT são um suporte que permite conhecer o
" Conseguimos obter informação sobre a
tempo de dedicação global que o efectivo
adequação entre a qualificação de cada
despende na execução de cada tarefa.
empregado para cada tarefa e a percentagem de . . . .
Podemos, posteriormente comparar essa
tempo empregue na execução da mesma.
dedicação com a importância relativa dessa
Base para outros tipos de análise
mesma tarefa.
" As listas de tarefas são a base para a confecção . . . .
de outras peças que facilitam a análise de
tarefas, tais como: Quadro De Polivalências;
Quadro De Repartição De Tarefas e Análise
ABC.
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Considerações Gerais da Aplicação de um Estudo de Tarefas
" Cada efectivo deverá preencher individualmente a sua lista de tarefas, correspondente ao
seu posto de trabalho
" O coordenador/responsável da unidade deva também participar no estudo, preenchendo
a sua Lista de Tarefas.
" Há que determinar previamente qual o ciclo de trabalho e a sua tradução em horas.
" Devemos solicitar aos efectivos que descrevam a sua tarefa de uma forma simples e
clara, não exagerando no número de tarefas a considerar.
" Será necessário solicitar ao efectivo que reflicta aquando da atribuição de tempos à tarefa
considerada, de forma a que a estimativa que está a realizar se aproxime o mais possível
da realidade.
" A soma total dos tempos parciais (por tarefa) deverá coincidir com o ciclo considerado
(poderão, no entanto, ocorrer excepções).
" Após a recolha das LT’s previamente preenchidas pelos efectivos, será imprescindível
unificar a linguagem com vista a detectar tarefas idênticas.
" Um passo importante será a codificação das tarefas seguindo um critério relevante para o . . . .
objectivo do estudo.
" Será também interessante calcular percentagens de dedicação.
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ESTUDO QUALITATIVO DO TRABALHO ADMINISTRATIVO
. . . . ESTUDO DE TAREFAS
. . . . Suportes de Análise de Dados
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Instrumentos de Análise de Actividades
Após a recepção e homogeneização das tarefas constantes nas Listas de
. . . . Tarefas (LTs), há que proceder a uma análise mais detalhada das mesmas.
Para tal recorremos ao Quadro de Repartição de Tarefas (QRT), quadro este
que aglomera todas as informações constantes nas LTs (Tarefas e
. . . . Dedicação por Tarefa).
. . . . A análise numérica dos dados até aqui obtidos é um passo fundamental,
pois as informações que as LTs nos aportam são algo limitadas, no entanto,
. . . . quando expostas e classificadas sob diversos pontos de vista, podemos
. . . . chegar a novas conclusões relevantes aquando do momento da elaboração
de Propostas ou Recomendações.
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Quadro de Repartição de Tarefas (QRT)
O QRT constitui a representação gráfica do
O QRT é um excelente instrumento
. . . . conjunto de tarefas realizadas pelas pessoas de
quando pretendemos obter o resumo de
uma unidade administrativa num ciclo de
todas as horas de trabalho por tarefa e
. . . . trabalho previamente determinado. O QRT
por pessoa. Será imperativo, no entanto,
realizar um primeiro diagnóstico da
# O inventário das tarefas que se realizam em cada unidade; situação presentemente vivida no seio
# A relação dos postos de trabalho existentes; do departamento. Este diagnóstico, ao
# A distribuição das horas ou massas horárias; ser realizado de forma metódica e eficaz, . . . .
# A distribuição das tarefas por posto de trabalho.
permite detectar:
O QRT obtém-se por consolidação da informação
obtida através de cada um dos postos de
# Adequação da tarefa ao posto de trabalho . . . . trabalho referentes a:
# Distribuição dos tempos (horas) no interior do # Dedicação estimada a cada tarefa.
# Peso específico das tarefas consideradas Este quadro poder-se-á comparar com uma
fotografia de todas as tarefas que se realizam
Uma das características mais relevantes
. . . . numa determinada unidade. A sua análise
que este quadro nos permite obter é a
permite-nos conhecer tanto o tipo como a
elaboração do Gráfico ABC, que aglomera o . . . .
. . . . distribuição das tarefas realizadas pelo efectivo
conjunto de tarefas consoante o seu grau
da unidade.
de ocupação no tempo.
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Exemplo de um Quadro de Repartição de Tarefas
Projecto: Reorganização do Departamento Administrativo e Financeiro
TAREFAS / PROCESSOS - DEDICAÇÃO
Departamento:
Ciclo: 152 Horas = 1 Mês
Cd
Descrição do Processo
1 Marcação de Viagens
2 Tratamento Contabilistico
3 Consolidação das Peças Contabilísticas
4 Facturação de Serviços Administrativos à Obl
5 Empréstimos a Funcionários
6 Fecho do Ano
7 Processamento do Iva Anual
8 Tratamento Seguro de Saúde
9 Processamento de Factura de Inventário
11 Backups
12 Reconciliação Bancária
13 Facturação Clientes
14 Facturação Fornecedores
15 Vencimentos
16 Aquisição Viaturas
17 Seguro Automóvel (Leasing)
18 Segurança Social
19 Participação de Sinistros
20 Tratamento de Férias
21 Selecção/Recrutamento Novos Efectivos
23 Outros Processos
25 Multiprocesso
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Esquema de Análise de Tarefas
Análise
" Tarefas/Missões
" Tempo
" Tempos/Tarefa
unitário
" Tarefas/Posto Trabalho
(unidade
" Tempos/ Posto Trabalho
" Custos Directos
QVT (volumes/tempos)
" Custos Indirectos
QRC (custos)
Custos por tarefa
" Custo
unitário
(unidade
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Análise ABC
Como foi referido anteriormente, o QRT permite-nos realizar uma poderosa
. . . . análise gráfica, denominada “Análise ABC”.
. . . . A Análise ABC facilita a representação gráfica das percentagens de ocupação
acumuladas por tarefa.
Para a construção deste gráfico há que partir dos dados constantes no QRT e
calcular as percentagens totais de dedicação por tarefa. Posteriormente, há que
. . . . proceder à sua disposição de forma decrescente num gráfico cartesiano.
. . . . Enquanto que o eixo das ordenadas desse gráfico irá conter as percentagens
acumuladas, no eixo das abcissas encontramos as tarefas correspondentes.
O gráfico que se obtém no final será algo do tipo:
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No gráfico ABC, identificamos 3 zonas distintas que convém definir
Será importante referir que esta
" Nesta zona do gráfico ABC, encontramos
análise permite detectar as
actividades que absorvem uma maior
um número reduzido de tarefas que
ocupam uma percentagem considerável
percentagem de tempo ou custo, uma
de tempo, ou seja a dedicação que lhes é
vez que também pode ser transposta
atribuída é fortemente significativa,
para os custos.
comparativamente com as restantes
tarefas desenvolvidas pela unidade.
. . . . Zona B
A sua utilidade da Análise ABC para o
" Podemos considerar que esta área do
Organizador é indiscutível, pois
gráfico é composta por tarefas às quais
permite-lhe delimitar a zona de tarefas
os efectivos dedicam percentagens de
tempo intermédias, logo designamos
pela qual será mais urgente principiar
esta região do gráfico como uma zona
o seu estudo - Zona A.
intermédia.
" Nesta área a percentagem de ocupação é
baixa, sendo consideravelmente alto o
número de tarefas relacionadas com
essa dedicação.
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Quadro de Volumes
Constitui a representação gráfica dos volumes de trabalho, isto é, o nº ou
. . . . frequência com que são executadas as tarefas realizadas pelas pessoas da
unidade administrativa em estudo, num determinado ciclo temporal, reflectindo
também outras informações calculadas com base no estudo prévio dessas
. . . . mesmas tarefas.
. . . . É um quadro resumo que reflecte:
Inventário das tarefas que se realizam na unidade, e para as quais foi possível a obtenção
de dados objectivos e quantificáveis sobre as frequências (volumes), assim como de
tempos aproximados
" Volumes para o ciclo em estudo
" Tempo Total dedicado por tarefa
" Tempo Unitário, calculado através dos volumes e tempos totais por tarefa
" Tempo Unitário Estimado, obtido depois da Observação e Reflexão da unidade analisada,
sendo a opinião do Organizador, baseada em toda a informação prévia que recolheu e
analisou, reflectindo já as propostas de alteração na forma como essa tarefa deverá ser
realizada
Estes dados englobam-se num único quadro, que poderá ter a estrutura
. . segui . . . .dam . . . .ent
resentada. . . . .
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Folha-Tipo de um Quadro de Volumes
Identificação da Unidade
Dependeância Hierárquica
Data de Criação da Unidade
Ciclo de Trabalho
Dados de Volumes e Tempos
Descrição Tarefa
OBSERVAÇÕES
Variação
Unitário Estimado Estimado
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Fases do Estudo de Tarefas
Em síntese, a Análise das Tarefas de
" Entrevistas de Tarefas com os efectivos
da Unidade
uma Unidade Administrativa
desenvolve-se da seguinte forma:
" Tradução das LTs para uma linguagem
comum (homogeneização de tarefas)
" Entrevista com o responsável da unidade
" Recolha de dados sobre volumes e
custos
# obter informações importantes sobre a Elaboração do Quadro de Repartição de
Tarefas (QRT)
# conseguir a colaboração das pessoas.
" Estabelecimento das relações
Apresentação das Listas de Tarefas
Custo/Tarefa
# ao realizarmos uma apresentação formal " Elaboração de gráficos complementares
das Listas de Tarefas, temos como objectivoobter um maior compromisso por parte das pessoas que as vão preencher e entregar.
" Análise Crítica dos dados obtidos
Execução das Listas de Tarefas
" Diagnóstico
analista/organizador na unidade, já quepoderá necessário esclarece dúvidas, para obter informação complementar relativa Formação em Organização
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. . . . ESTUDO QUALITATIVO DO TRABALHO ADMINISTRATIVO
. . . . Caso Prático
. . . . Diagnóstico de uma Unidade de Crédito
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Descrição do Caso Prático e Objectivos a Atingir
O presente caso prático pretende consolidar os conhecimentos adquiridos no
. . . . que se refere aos seguintes temas:
" Fases de um Estudo de Tarefas
" Listas de Tarefas
" Quadro de Repartição de Tarefas
" Análise ABC
" Utilidade do método para o Diagnóstico de Unidades Organizativas.
Pretende-se:
" Construção do QRT
" Análise preliminar do QRT
" Construção da Análise ABC
" Conclusões preliminares da Análise ABC
" Diagnóstico da Unidade com base nos dados existentes
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Source: http://homepages.internet.lu/www.osi.lu/COSI-EQTA2.pdf